Uutta tuulta alle henkilöstövuokrauksella

Henkilöstövuokrauksella yrityksen talous kuriin

Asia­kas­yri­tyksen on tärkeää huo­mioida muu­tamia seikkoja, vali­tessaan kump­pania hen­ki­lös­tö­vuo­krauksen saralle. Toi­minnan ulkois­ta­minen voi par­haim­millaan nostaa asia­kas­yri­tyksen tuloja ja pie­nentää huo­mat­ta­vasti menoja. Jotta toi­minta olisi kan­nat­tavaa, tulee asiassa ottaa huo­mioon seu­raavat elementit:

• Yritys (pal­ve­lun­tuottaja) joka tarjoaa hen­ki­lös­tö­vuo­krausta, on eri­kois­tunut asia­kas­yri­tyksen (pal­velun tilaaja) toimialalle
• Pal­ve­lun­tuot­tajan kes­keisiin toi­min­toihin kuuluu hen­ki­lös­tö­vuo­krauksen lisäksi hen­ki­lös­tö­suun­nittelu. Hen­ki­lös­tö­suun­nit­te­lulla var­mis­tetaan, että orga­ni­saa­tiolla on käy­tössään sopiva määrä sen tar­vit­semaa osaa­mista sekä enna­koidaan hen­ki­löstön kehit­tä­mis­tar­vetta ja -kustannuksia.
• Pal­ve­lun­tuot­tajan ja pal­velun tilaajan näke­mykset koh­taavat tuo­tannon sekä tehok­kuuden kas­vat­ta­misen suhteen. Talou­del­lisen vision ollessa sama, taataan toimiva pohja yhteistyölle.
• Molem­milla on osa­puo­lilla halu kehittää ja kas­vattaa toi­siaan. Tämä tar­koittaa käy­tän­nössä stra­te­gista kump­pa­nuutta, jolloin molemmat osa­puolet hyö­tyvät yhte­näi­sesti tois­tensa toi­minnan kehityksestä.

Yhteis­työhön vai­kut­tavia ele­menttejä on run­saasti lisää, mutta lista kiteyttää pää­kohdat toi­minnan kan­nat­ta­vuuden maksimoimiseksi.

Toimialakohtainen henkilöstövuokrausyritys

Useimmat hen­ki­lös­tö­vuo­kraus­yri­tykset eri­kois­tuvat tie­tyille toi­mia­loille. Yhteis­työ­kump­pania hen­ki­lös­tö­tar­peisiin vali­tessa, kan­nattaa asia­kas­yri­tyksen huo­mioida, että koh­dis­tuuko pal­ve­lun­tuot­tajan osaa­minen omalle toi­mia­lalle. Jos pal­ve­lun­tuottaja on koh­dis­tanut resurs­sinsa toi­mia­loittain, niin var­mistaa tämä usein toi­mi­vamman ja tehok­kaamman koko­nai­suuden. Pal­ve­lun­tuot­tajan pitkä ja vankka kokemus esi­mer­kiksi sisä­lo­gis­tiikan puo­lelta, var­mistaa pal­velun tilaajan kan­nalta usein stres­sit­tömän pro­sessin niin tilaus- kuin toteu­tus­vai­hees­sakin. Osaava hen­ki­lös­tö­vuo­kraus­yritys takaa itse­näisten toi­min­tojen toteu­tuksen, jolloin asia­kas­yri­tyksen ei tar­vitse kes­kittyä ope­ra­tii­viseen puoleen. Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus­yritys pitää huolta ope­ra­tii­visen puolen toteu­tuk­sesta, suun­nit­te­lusta ja kehityksestä.

Henkilöstösuunnitelma

Hen­ki­lös­tö­suun­ni­telman teke­minen lähtee orga­ni­saation stra­te­gisten ja toi­min­nal­listen tar­peiden mukaisen mää­räl­lisen ja laa­dul­lisen hen­ki­lös­tö­tarpeen mää­rit­te­lystä. Kun lisäksi sel­vi­tetään nyky­hen­ki­löstön poistuma ja käy­tet­tä­vissä oleva osaa­minen tulevina vuosina, saadaan kuva orga­ni­saation hen­ki­löstön kehit­tämis- ja rekrytointitarpeista.

Rek­ry­toin­ti­pro­sessi on pit­kä­jän­teistä työtä ja vie sen toteut­ta­jalta useita työ­tunteja. Koh­de­ryhmän kar­toitus, mark­ki­noin­ti­kam­panjan suun­nittelu ja toteutus, hake­musten seu­lonta, haas­tat­telut puhe­li­mitse ja hen­ki­lö­koh­tai­sesti, vies­tintä pro­sessin etenemisestä. 

Kan­nattava yhteistyö pal­ve­lun­tuot­tajan ja tilaajan välillä kattaa useim­miten myös hen­ki­lös­tö­suun­nit­telun. Jos hen­ki­lös­tö­vuo­kraus­yri­tyksen sisäiset pro­sessit ovat kun­nossa hen­ki­lös­tö­suun­nit­telun osalta, niin säästää tämä usein run­saasti aikaa sekä kuluja asia­kas­yri­tyk­seltä. Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus­yritys kar­toittaa yhteis­työssä asia­kas­yri­tyksen kanssa mah­dol­lisen tule­vai­suu­den­kuvan kasvun ja epä­var­mojen teki­jöiden suhteen, jonka poh­jalta luodaan toimiva kon­septi. Toimiva kon­septi kattaa pää­asial­li­sesti mah­dol­listen resurssien siir­tä­misen nopeasti koh­teesta toiseen. Tämä lyhentää huo­mat­ta­vasti vas­te­aikaa ja tehostaa toi­mintaa huo­mat­ta­vasti asia­kas­yri­tyksen kan­nalta. Suu­rimpana osana tätä koko­nai­suutta tulee ehdot­to­masti osaa­misen kar­toit­ta­minen, ylläpito sekä gene­rointi työn­te­ki­jä­koh­tai­sesti, jotta laa­dul­linen puoli olisi mah­dol­li­simman tasaista ja toi­min­nal­li­sesti tehokasta.

Tuotannon ja tehokkuuden lisääminen asiakasyrityksessä

Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus­yri­tyksen tulisi jat­ku­vasti miettiä, miten omalla toi­minnan kehi­tyk­sellä voi kehittää asia­kas­yri­tyksen kes­keisiä toi­mintoja. Sään­nöl­lisen sisäisen laa­dun­val­vonnan suo­rit­ta­minen, data­poh­jainen rapor­tointi sekä data­poh­jaisen rapor­toinnin käsittely, kehit­tävät usein perus­toi­mintoja tällä saralla. Kun laa­dul­linen data ymmär­retään ja sitä osataan käsi­tellä, niin tuo­tantoa ja tehok­kuutta voi usein lisätä huo­mat­ta­vasti lyhyessä ajassa. Laa­dul­lisen datan kar­toitus toki vie aikansa jotta se olisi luo­tet­tavaa, mutta välit­tömien kor­jaavien toi­men­pi­teiden suo­rit­ta­minen, auttaa usein elvyt­tämään toi­mintaa nopeasti, joskin usein vain lyhyt­kes­toi­sesti. Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus­yri­tyksen tulee käsi­tellä laa­dun­val­von­nal­lisia asioita pit­källä aika­vä­lillä, jotta toi­minnan kehi­tys­kaari olisi mah­dol­li­simman nousu­joh­teinen ja pitkäkestoinen.

Strateginen kumppanuus

Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus- ja asia­kas­yri­tyksen toi­minnan kehit­tyessä ja kas­vaessa, syntyy osa­puolen välille usein väki­sinkin erään­lainen “sym­bioosi”. Jos asiaa lähestyy molempien osa­puolten kan­nalta samalla aja­tuk­sella, men­ta­li­tee­tilla sekä moti­vaa­tiolla, niin takaa tämä usein erin­omaisen syner­gisen koko­nai­suuden osa­puolten välille. Osa­puolten asen­noi­tuessa ja sitou­tuessa stra­te­giseen kump­pa­nuuteen, hyö­dyn­tävät molemmat osa­puolet tois­tensa par­haita puolia ja mini­moivat tois­tensa hei­kompia puolia. Yksi suu­rimpina vaa­ti­muksena stra­te­gisen kump­pa­nuuden kehi­tyk­selle, on eri­tyi­sesti osa­puolten välinen läpi­nä­kyvyys. Luot­tamus karttuu vuosien myötä, jonka vuoksi molempien osa­puolten tulisi panostaa luot­ta­muksen kehi­tykseen. Vakaa luot­ta­mus­pohja, on kaiken perusta menes­tyk­sek­käälle yhteis­työlle ja toi­minnan kasvattamiselle.

Usein kuultua asiakasyritykseltä

“Sesonki alkaa kohta, enkä ole varma riit­tääkö meillä ope­ra­tii­viset resurssit sen hallinnoimiseen”

“Miten raken­tai­simme toi­mivan ja tehokkaan rek­ry­toin­ti­pro­sessin? Kuinka paljon se kus­tan­taisi ja veisi meiltä aikaa? Kalen­terini on täynnä seu­raavat kaksi viikkoa, eikä tuleva sesonki helpota asiaa”

“Taas tuli yksi sai­ras­pois­saolo, joka hidastaa huo­mat­ta­vasti pro­jektia ja kulut sen kuin juoksevat..”

Näihin kaikkiin ongelmiin löy­detään usein rat­kaisu hen­ki­lös­tö­vuo­kraus­puo­lelta. Asia­kas­yri­tyksen ei tar­vitse käyttää kal­li­sar­voista aikaansa rat­kai­sujen kek­si­miseen, jonka vuoksi asia­kas­yritys pystyy fokusoimaan toi­min­tansa yri­tyk­sensä kehit­tä­miseen yhteis­työ­kump­pa­nei­densa kanssa. Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus­yri­tyksen laaja osaa­mis­pooli, takaa yleensä lyhyen vas­teajan laa­dusta tin­ki­mättä ja tähän kuuluu luon­nol­li­sesti toi­mi­tus­varmuus tar­vit­tavien teki­jöiden osalta. Sairaus- ja loma­kuluja ei myöskään tar­vitse miettiä, sillä pal­ve­lun­tuottaja vastaa niistä itse.

Yhteistyön aloittaminen

Mah­dol­lisen yhteistyön aloit­ta­minen on helppoa ja har­vemmin pit­kä­ai­kai­sesti sitovaa. Sopi­mukset ovat usein tois­tai­seksi voi­massa olevia, jolloin pal­ve­lun­tuottaja ja tilaaja voivat kehittää yhteis­työtään ns. pilot­ti­jakson mer­keissä. Jos visiot tai laatu ei täsmää, voi sopi­muksen aina päättää ilman sank­tioita (sopi­muk­sesta riippuen), jolloin riski epä­on­nis­tu­neelle inves­toin­nille on mini­maa­linen. Hen­ki­lös­tö­vuo­krausalan kas­vettua vuosien var­rella val­ta­vasti, on ydin­osaa­minen usein todella kor­kealla tasolla sisäi­sesti, mikä mah­dol­listaa todella tasa­laa­tuisen pal­ve­lun­tuot­ta­misen kus­tan­nus­te­hok­kaasti ja vaivattomasti.