Tietosuojaseloste

Fix-logistics Oy – toiminnanohjaus- ja rekrytointijärjestelmä

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) artiklojen 13 ja 14 sekä tietosuojalain (1050/2018) mukainen informointiasiakirja.

Laadittu: 31.8.2026 Versio: 1.0

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Fix-logistics Oy Y-tunnus: 3015885-3 Postiosoite: Kellokukantie 4, 01300 Vantaa Sähköposti tietosuoja-asioissa: asiakaspalvelu@fix-logistics.fi Puhelin: 044 974 6066

Tietosuoja-asioista vastaava yhteyshenkilö: Valeri Mustanen, Operatiivinen koordinaattori

Rekisteröity voi kaikissa tätä selostetta ja henkilötietojensa käsittelyä koskevissa asioissa olla yhteydessä yllä mainittuun yhteysosoitteeseen.

2. Rekisterin nimi ja kuvaus järjestelmästä

Rekisterin nimi: Fix-logistics Oy:n toiminnanohjaus-, henkilöstöhallinto-, rekrytointi- ja asiakkuudenhallintajärjestelmä.

Järjestelmä on selainpohjainen työsovellus, jota käytetään yhtiön kuljetus-, logistiikka-, rekrytointi- ja myyntitoiminnan ohjaamiseen. Järjestelmä koostuu toiminnallisista kokonaisuuksista, joissa käsitellään henkilötietoja seuraavasti:

Kuljetusyksikkö: kuljettajatiedot, ajoneuvot, työvuorot, päiväkohtainen suoritedata, laskutus- ja palkkiotiedot, sakkojen käsittely.
Logistiikkayksikkö: työntekijätiedot, työvuorosuunnittelu, kompetenssit ja pätevyydet, poissaolot, työvuoro- ja tapahtumaraportointi.
Rekrytointiyksikkö: työhakemukset, ansioluettelot, hakijaviestintä, haastattelutiedot, profiilikortit, keikkapooli.
Intranet (henkilöstöportaali): työntekijöiden omat vuorot, poissaolo- ja vapaapäivätoiveet, sairauspoissaoloilmoitukset, uutiset, dokumentit, henkilöstöedut (esim. hierontavaraukset), viestintä.
Myyntiyksikkö ja CRM: yritysasiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilötiedot, liidien rikastus, julkisten hankintailmoitusten seuranta.
Asiakasportaali: asiakasyritysten käyttäjätunnukset, henkilöstötarpeet ja tilaukset, esiteltävät työntekijä- ja kandidaattiprofiilit.

3. Rekisteröityjen ryhmät (sidosryhmät)

Järjestelmässä käsitellään seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja:

Työntekijät ja työsuhteessa olevat (kuljettajat, logistiikkatyöntekijät, toimihenkilöt).
Vuokratyöntekijät, keikkatyöntekijät ja keikkapoolin jäsenet.
Alihankkijat ja niiden palveluksessa olevat henkilöt (esim. alihankkijakuljettajat ja heihin kohdistuvat laskutus- ja sakkotiedot).
Työnhakijat, mukaan lukien avoimen hakemuksen jättäneet henkilöt.
Asiakasyritysten yhteyshenkilöt ja asiakasportaalin käyttäjät.
Potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöt (myynti- ja liidirekisteri).
Muut yhteistyökumppanien yhteyshenkilöt (esim. huolto- ja vuokrauskumppanit).

Tämä seloste kuvaa käsittelyn edellä mainittujen sidosryhmien osalta.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

Henkilöstöhallinto ja työsuhteen hoitaminen

työsuhteen perustaminen, ylläpito ja päättäminen
työvuorosuunnittelu, resursointi ja lepoaikojen valvonta
osaamisen, pätevyyksien ja koulutusten hallinta
poissaolojen, lomien ja vapaapäivätoiveiden käsittely
palkanmaksun ja palkkioiden perusteena olevan suoritedatan kokoaminen
työturvallisuus, poikkeama- ja vahinkoilmoitusten käsittely
sisäinen viestintä ja henkilöstöedut

Rekrytointi

työhakemusten vastaanotto, arviointi ja käsittely
haastattelujen järjestäminen ja arviointi
viestintä hakijan kanssa (mm. kutsut, lisätietopyynnöt, hylkäysilmoitukset)
soveltuvien hakijoiden esittely asiakkaalle henkilöstövuokraus- ja rekrytointitoimeksiannoissa
keikkapoolin ylläpito ja työtarjousten välittäminen
työsopimusten ja esitietokyselyiden sähköinen allekirjoitus

Asiakkuudenhallinta ja myynti

asiakassuhteen hoitaminen ja tilausten käsittely
tarjous- ja sopimusprosessit sekä laskutus
markkinointi- ja myyntikontaktointi yritysten yhteyshenkilöille
julkisten hankintailmoitusten seuranta ja tarjousmahdollisuuksien arviointi

Palvelutuotanto ja laadunhallinta

kuljetus- ja logistiikkatoiminnan suunnittelu, seuranta ja raportointi
reklamaatioiden, poikkeamien ja sakkojen käsittely
laskutuksen oikeellisuuden varmistaminen

Lakisääteiset velvoitteet ja järjestelmän tietoturva

kirjanpito- ja työlainsäädännön mukaiset velvoitteet
työaikakirjanpitoon liittyvät velvoitteet
käyttöoikeuksien hallinta, väärinkäytösten estäminen ja lokitietojen käsittely

5. Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelytarkoitus	Oikeusperuste (GDPR art. 6)
Työsuhteen hoitaminen, työvuorot, palkkiodata	Sopimus (6.1 b) ja lakisääteinen velvoite (6.1 c)
Työaika-, työturvallisuus- ja kirjanpitovelvoitteet	Lakisääteinen velvoite (6.1 c)
Työhakemusten käsittely	Sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet (6.1 b) ja oikeutettu etu (6.1 f)
Hakijatietojen säilyttäminen tulevia rekrytointeja varten	Suostumus (6.1 a)
Hakijaprofiilin esittely asiakkaalle	Suostumus (6.1 a) tai sopimuksen valmistelu (6.1 b)
Asiakassuhteen hoitaminen ja tilaukset	Sopimus (6.1 b)
Myyntikontaktointi ja liidien hallinta	Oikeutettu etu (6.1 f) – yritysten välinen markkinointi
Poikkeama-, reklamaatio- ja sakkojen käsittely	Oikeutettu etu (6.1 f) ja sopimus (6.1 b)
Käyttöoikeuksien hallinta ja tietoturva	Oikeutettu etu (6.1 f)
Sairauspoissaolotiedot ja terveydentilaa koskevat tiedot	Työoikeudellinen velvoite/oikeus (9.2 b) yhdessä 6.1 c:n kanssa

Oikeutetun edun tasapainotesti: oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä (esim. B2B-myyntikontaktointi, tietoturva, väärinkäytösten estäminen) on arvioitu, että käsittely on rekisteröidyn kohtuullisten odotusten mukaista, kohdistuu ammatilliseen rooliin ja rajoittuu tarkoituksen kannalta välttämättömään tietoon.

6. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

6.1 Työntekijät ja keikkatyöntekijät

Yksilöinti- ja yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Työsuhdetiedot: tehtävänimike, yksikkö, työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, työaikamuoto, asiakaskohteet
Osaamistiedot: kompetenssit, kortit ja pätevyydet voimassaoloaikoineen, koulutukset, kielitaito, ajokorttitiedot
Työvuoro- ja työaikatiedot: suunnitellut ja toteutuneet vuorot, vuorotyypit, erikoismerkinnät, lepoaikapoikkeamat ja niiden perustelut
Poissaolotiedot: lomat, vapaapäivät, poissaolotoiveet ja niiden käsittelytiedot
Suorite- ja palkkiotiedot: ajopäivät, pysähdykset, lisät, kuukausikohtaiset erittelyt
Työvaatteiden luovutus- ja kuittaustiedot sekä sähköinen allekirjoitus
Poikkeama- ja vahinkoilmoitukset, joissa henkilö on osallisena tai ilmoittajana
Sakkoihin liittyvät tiedot ja niiden mahdolliset palkkavähennykset
Intranet-käyttöön liittyvät tiedot: profiilikuva, viestit, tehtävät, henkilöstöetujen varaukset
Käyttäjätunnus, rooli ja käyttöoikeudet

6.2 Työnhakijat

Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, paikkakunta
Hakemus, hakemuskirje ja ansioluettelo liitteineen
Vapaaehtoisesti toimitettu valokuva
Osaamis- ja pätevyystiedot, työkokemus, kielitaito
Haastattelumuistiinpanot ja -arvioinnit sekä rekrytoijan kommentit
Hakemuksen käsittelyvaihe ja päätöstiedot perusteluineen
Hakijaviestinnän sisältö ja lähetyshistoria
Asiakkaalle esiteltäväksi laadittu profiilikortti
Sähköisen allekirjoituksen tiedot (esitietokysely, sopimukset)
Tekniset tiedot hakemuksen jättämisestä: IP-osoite, selaintunniste, aikaleima (väärinkäytösten estämiseksi)

6.3 Asiakas- ja kumppaniyritysten yhteyshenkilöt

Nimi, tehtävänimike, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työnantajayritys
Asiakasportaalin käyttäjätunnus ja rooli
Yhteydenpitohistoria: tapahtumat, muistiinpanot, muistutukset, viestit
Tilauksiin ja toimeksiantoihin liittyvät tiedot

6.4 Potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöt (liidit)

Nimi, ammatillinen rooli, työsähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys ja sen julkiset perustiedot
Tiedon lähde sekä sähköpostiosoitteen varmennuksen tulos
Kontaktointikieltomerkintä (”ei kontaktoida”)

6.5 Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot

Järjestelmässä käsitellään rajoitetusti terveydentilaa koskevia tietoja: sairauspoissaoloilmoitukset ja niihin liitetyt lääkärin- tai terveydenhoitajantodistukset. Näitä tietoja käsitellään ainoastaan työnantajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi, käsittely on rajattu erikseen nimetyille käsittelijöille ja tiedot poistetaan kohdassa 9 kuvatulla tavalla.

Järjestelmään ei tule tallentaa henkilötunnuksia, pankkiyhteystietoja, ammattiliittojäsenyyksiä, rikostuomiotietoja eikä muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, ellei siihen ole erikseen määriteltyä oikeusperustetta.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyltä itseltään: työhakemuslomake, avoin hakemus, intranetin lomakkeet (poissaolot, ilmoitukset, varaukset), profiilitiedot, viestintä.
Työnantajan omasta toiminnasta: esihenkilöiden tekemät työvuorosuunnitelmat, arvioinnit, muistiinpanot, suoritedata ja raportit.
Asiakas- ja kumppaniyrityksiltä: yhteyshenkilötiedot, tilaukset, reklamaatiot, sakkoilmoitukset, palautteet.
Julkisista ja kaupallisista lähteistä: yritysrekisteritiedot, julkisten hankintojen ilmoituskanava (Hilma), yritysten verkkosivut sekä B2B-yhteystietopalvelut liidien rikastuksessa.
Järjestelmän automaattisesti muodostamat tiedot: lokitiedot, aikaleimat, laskennalliset tunnusluvut.

8. Automaattinen käsittely ja tekoälyn käyttö

Järjestelmässä hyödynnetään rajoitetusti automaattista analytiikkaa ja tekoälyavusteisia toimintoja:

julkisten hankintailmoitusten relevanssin pisteytys ja esisuodatus
työpaikkailmoitusten ja rekrytointisuunnitelmien tekstiluonnokset
työntekijäehdotusten muodostaminen avoimiin tilauksiin osaamis- ja saatavuustietojen perusteella

Nämä toiminnot tuottavat päätöksenteon tukea, eivät automaattisia päätöksiä. Rekrytointi-, työvuoro- ja työsuhdepäätökset tekee aina ihminen. Järjestelmässä ei tehdä GDPR:n 22 artiklassa tarkoitettuja pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia, rekisteröityä merkittävästi koskevia päätöksiä eikä profilointia työntekijöiden henkilökohtaisten ominaisuuksien arvioimiseksi.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeen.

Tietoryhmä	Säilytysaika
Työntekijän perus- ja työsuhdetiedot	Työsuhteen ajan ja enintään 10 vuotta sen päättymisestä (työ- ja kirjanpitolainsäädännön vanhentumisajat)
Työvuoro- ja työaikatiedot	Vähintään 2 vuotta, työaikalain edellyttämässä laajuudessa
Palkkio-, laskutus- ja suoritedata	6–10 vuotta kirjanpitolainsäädännön mukaisesti
Osaamis- ja pätevyystiedot	Työsuhteen ajan; vanhentuneet pätevyydet arkistoidaan tai poistetaan
Sairauspoissaoloilmoitukset ja terveydentilatiedot liitteineen	Poistetaan järjestelmästä kokonaan automaattisesti 7 vuorokauden kuluessa ilmoituksen hyväksymisestä – poisto kattaa sekä ilmoituksen että liitetyn todistuksen
Poissaolo- ja lomatoiveet	Kuluvan ja edellisen kalenterivuoden ajan
Poikkeama-, vahinko- ja reklamaatioilmoitukset	Enintään 5 vuotta tapahtumasta
Työhakemukset ja hakija-aineisto (ei valittu)	Enintään 12 kuukautta rekrytointiprosessin päättymisestä, ellei hakija anna suostumusta pidempään säilytykseen
Avoimet hakemukset ja keikkapoolin tiedot	Enintään 24 kuukautta viimeisimmästä yhteydenotosta tai suostumuksen peruuttamiseen saakka
Valitun hakijan aineisto	Siirretään työntekijätietoihin ja säilytetään työsuhdetietojen mukaisesti
Asiakas- ja kumppaniyhteyshenkilöiden tiedot	Asiakassuhteen ajan ja enintään 5 vuotta sen päättymisestä
Liiditiedot (potentiaaliset asiakkaat)	Enintään 24 kuukautta viimeisimmästä kontaktista; kontaktointikiellon saaneet merkitään ja jätetään käsittelyn ulkopuolelle
Sähköpostiviestintä ja lähetyslokit	Enintään 24 kuukautta
Käyttöoikeus- ja tietoturvalokit	Enintään 24 kuukautta

Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai muutetaan pysyvästi tunnistamattomiksi. Tilastollisia, henkilöön yhdistämättömiä tunnuslukuja voidaan säilyttää pidempään.

10. Tietojen luovutukset ja vastaanottajat

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Tietoja luovutetaan tai niihin annetaan pääsy seuraavasti:

Asiakasyritykset Henkilöstövuokraus- ja rekrytointitoimeksiannoissa asiakasyritykselle esitellään ehdokkaan profiilikortti tai hakijatiedot. Esiteltävä aineisto rajataan toimeksiannon kannalta olennaiseen osaamis- ja kokemustietoon. Yhteystietoja ja arkaluonteisia tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn tietoa ja suostumusta.

Käsittelijät (alihankkijat), jotka käsittelevät tietoja lukuumme sopimuksen perusteella

pilvi- ja tietokantapalvelun tarjoaja (sovellusalusta, tietokanta, tiedostotallennus – EU-alue)
sähköpostien välityspalvelu (transaktio- ja rekrytointiviestintä)
sähköisen allekirjoituksen palvelu (sopimukset ja esitietokyselyt)
tekoälypalveluiden tarjoajat rajatuissa avustavissa toiminnoissa (mm. tekstiluonnokset ja hankintailmoitusten relevanssiarviointi)
yritys- ja yhteystietopalvelut B2B-liiditietojen rikastuksessa
IT-tuki- ja ylläpitopalvelut

Kaikkien käsittelijöiden kanssa on tehty GDPR:n 28 artiklan mukainen käsittelysopimus.

Viranomaiset ja muut tahot Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisen velvoitteen perusteella sekä tilintarkastajille, vakuutusyhtiöille tai oikeudellisille neuvonantajille silloin, kun se on välttämätöntä oikeusvaateen laatimiseksi tai puolustamiseksi.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötiedot säilytetään lähtökohtaisesti EU:n tai ETA:n alueella sijaitsevilla palvelimilla.

Mikäli jokin käyttämämme palveluntarjoaja käsittelee tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella, siirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisin suojatoimin: Euroopan komission riittävyyspäätöksellä tai komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla (SCC) täydennettynä tarvittavilla lisäsuojatoimilla, kuten salauksella ja tietojen minimoinnilla. Rekisteröity voi pyytää lisätietoa käytetyistä suojatoimista kohdassa 1 mainitusta osoitteesta.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tekniset suojatoimet

Järjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin; salasanoille on asetettu vähimmäisvaatimukset.
Tietoliikenne on salattu (TLS/HTTPS) ja tiedot tallennetaan salattuun tietokantaan.
Pääsy tietoihin on rajattu tietokantatason rivikohtaisilla käyttöoikeussäännöillä sekä roolipohjaisella käyttöoikeushallinnalla.
Tiedostot (esim. ansioluettelot, todistukset, liitteet) säilytetään suojatussa tallennuspalvelussa ja ne ovat saatavilla vain määräaikaisten, yksilöityjen latauslinkkien kautta.
Järjestelmästä otetaan säännölliset varmuuskopiot ja käyttöä lokitetaan.
Automaattiset poistotoiminnot varmistavat arkaluonteisimpien tietojen määräaikaisen hävittämisen.

Organisatoriset suojatoimet

Käyttöoikeudet myönnetään tehtävän edellyttämässä laajuudessa ja poistetaan viipymättä työsuhteen tai tehtävän päättyessä.
Henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia ja heidät on ohjeistettu tietosuojaperiaatteista.
Käyttöoikeudet tarkastetaan säännöllisesti.
Tietoturvaloukkauksia varten on toimintamalli; ilmoitusvelvollisuuden täyttyessä loukkauksesta ilmoitetaan valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa ja tarvittaessa rekisteröidyille.

Manuaalista aineistoa syntyy vain poikkeuksellisesti, ja se säilytetään lukitussa tilassa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Saada pääsy tietoihinsa (art. 15) – saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia tietoja, ja saada niistä jäljennös.
Oikaista tiedot (art. 16) – vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
Poistaa tiedot (art. 17) – vaatia tietojensa poistamista, kun käsittelylle ei ole enää perustetta. Oikeus ei koske tietoja, joiden säilyttäminen perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen tai oikeusvaateen laatimiseen.
Rajoittaa käsittelyä (art. 18).
Vastustaa käsittelyä (art. 21) – erityisesti oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, kuten myynti- ja markkinointikontaktointia, vastaan. Suoramarkkinointia vastustettaessa käsittely lopetetaan aina.
Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (art. 20) suostumukseen tai sopimukseen perustuvan, automaattisesti käsitellyn tiedon osalta.
Peruuttaa suostumus milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen (esim. hakijatietojen säilyttäminen tulevia rekrytointeja varten, keikkapoolin jäsenyys). Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
Tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeuksien käyttäminen: pyyntö osoitetaan kohdassa 1 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Pyytäjän henkilöllisyys varmennetaan ennen tietojen luovuttamista. Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa. Määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella pyynnön monimutkaisuuden vuoksi, jolloin ilmoitamme siitä erikseen.

Valvontaviranomainen: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelin: 029 566 6700 Sähköposti: tietosuoja@om.fi Verkkosivut: tietosuoja.fi

14. Suoramarkkinointi ja yhteydenotot yritysten yhteyshenkilöihin

Myynti- ja markkinointiviestintä kohdistetaan yritysten edustajiin heidän ammatillisessa roolissaan. Jokaisessa markkinointiviestissä on mahdollisuus kieltää jatkoyhteydenotot, ja kielto merkitään järjestelmään pysyvästi. Kiellon saaneita yhteystietoja ei käytetä uudelleen kontaktointiin eikä niitä näytetä myynnin työjonoissa.

15. Evästeet ja tekninen käyttötieto

Järjestelmä käyttää istunnon ylläpitämiseen ja kirjautumiseen välttämättömiä evästeitä ja selaimen paikallista tallennustilaa. Näiden käyttö perustuu palvelun toteuttamisen välttämättömyyteen. Julkisilla ura- ja hakemussivuilla voidaan lisäksi kerätä teknistä käyttötietoa väärinkäytösten estämiseksi ja palvelun toimivuuden varmistamiseksi.

16. Selosteen muuttaminen

Kehitämme järjestelmää ja toimintaamme jatkuvasti, minkä vuoksi tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää. Ajantasainen versio on saatavilla yhtiön verkkosivuilla ja järjestelmästä. Olennaisista muutoksista tiedotetaan rekisteröityjä erikseen esimerkiksi intranetin tai sähköpostin välityksellä.